راهنمای جامع بخشنامه ثبت اطلاعات کارکنان دولت و نیروهای شرکتی در سال ۱۴۰۵

راهنمای جامع بخشنامه ثبت اطلاعات کارکنان دولت و نیروهای شرکتی در سال ۱۴۰۵

سازمان اداری و استخدامی کشور به همراه سازمان برنامه و بودجه، در ابلاغیه‌ای مشترک، ضوابط نهایی ثبت اطلاعات پرسنلی و فرآیند پرداخت حقوق و مزایای سال ۱۴۰۵ را به تمامی دستگاه‌های اجرایی اعلام کردند. این دستورالعمل با هدف یکپارچه‌سازی نظام اداری و شفافیت در پرداخت‌های دولتی صادر شده است.

مشمولین ثبت اطلاعات در سامانه‌های «پاکنا» و «سایر»

بر اساس این بخشنامه، تمامی دستگاه‌های اجرایی (به جز نهادهای نظامی، امنیتی و سازمان انرژی اتمی) موظفند داده‌های مربوط به نیروی انسانی خود را در زیرسامانه‌های «سکوی یکپارچه نظام اداری (سینا)» به شرح زیر ثبت کنند:

1.  زیرسامانه پاکنا: مخصوص کارکنان رسمی (آزمایشی و قطعی)، پیمانی، قرارداد کار معین، کارگری و دائم کارگری.
2.  زیرسامانه سایر: مخصوص تمامی نیروهایی که از طریق شرکت‌های غیردولتی به کار گرفته شده‌اند، از جمله قراردادهای حجمی، پروژه‌ای، تأمین نیروی انسانی (تمام‌وقت، ساعتی یا پاره‌وقت)، حق‌التدریس و سربازان امریه.

نکته کلیدی: طبق ماده ۱۰۶ قانون برنامه هفتم پیشرفت، صدور هرگونه مجوز برای استخدام یا بکارگیری نیروی جدید، منوط به به‌روزرسانی کامل اطلاعات در سامانه سینا است.

زمان‌بندی و الزامات فنی ثبت در سامانه سینا

فرآیند ثبت و ویرایش اطلاعات در این سکو، تنها در روزهای شنبه تا چهارشنبه (به‌جز روزهای تعطیل) و در بازه زمانی ساعت ۱۷:۰۰ عصر تا ۱۶:۰۰ روز بعد امکان‌پذیر است. دستگاه‌ها موظفند زیرساخت‌های برخط خود را برای اتصال به وب‌سرویس‌های «سینا فیش» و «سینا حکم» آماده کنند تا تبادل اطلاعات به صورت سیستمی انجام شود.

نظام پرداخت حقوق؛ الزامات «یک سند و یک فیش

مطابق بخش جدید ضوابط مالی، تمامی حقوق، مزایا و مبالغ پرداختی (اعم از نقدی و غیرنقدی) باید منحصراً از طریق سامانه مدیریت اطلاعات پرداخت (سینا) انجام شود.
تأییدیه نهایی: مبالغ پس از صحت‌سنجی توسط سازمان اداری و استخدامی و تأیید اعتبار از سوی سازمان برنامه و بودجه، توسط خزانه‌داری کل کشور و فقط در قالب یک سند و یک فیش واریزی پرداخت می‌گردد.

ممنوعیت پرداخت‌های خارج از شبکه: داشتن هرگونه فیش یا سند پرداختی دیگر خارج از این چارچوب، تخلف محسوب شده و محاسبات مالیاتی و بیمه‌ای نیز تنها بر اساس داده‌های سامانه سینا ملاک خواهد بود.

تقویم اجرایی برای شرکت‌های دولتی و دستگاه‌ها

- شرکت‌های دولتی: موظفند ضوابط پرداخت و نحوه محاسبه اقلام حقوقی خود را حداکثر تا پایان خرداد ۱۴۰۵ به سازمان اداری و استخدامی ارسال کنند. درخواست پرداخت این شرکت‌ها باید ۱۰ روز قبل از موعد مقرر در سامانه ثبت شود.
- مهلت ماهانه: تمامی دستگاه‌ها موظفند اطلاعات پرداخت کارکنان خود را حداکثر تا ۲۵ هر ماه در سامانه سینا بارگذاری کنند.
- مزایای عملکردی: اطلاعات مربوط به اضافه‌کار، حق‌التدریس و کارانه باید با یک ماه تأخیر ثبت شود تا نظم سیستم حفظ گردد.

نظارت بر اجرا و مسئولیت مقامات

مسئولیت مستقیم صحت اطلاعات و حسن اجرای این بخشنامه بر عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی، ذی‌حسابان و مدیران مالی است. در سطح استان‌ها نیز، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی موظف به تطبیق پرداخت‌ها با قوانین جاری کشور است. 

همچنین، دستگاه‌ها باید میزان مشارکت هر یک از کارکنان در برنامه‌های ابلاغی را در سامانه ثبت کنند تا زیرساخت لازم برای پرداخت‌های برنامه‌محور فراهم شود.

این ابلاغیه با امضای مشترک علاءالدین رفیع‌زاده (معاون رئیس‌جمهور و رئیس سازمان اداری و استخدامی) و سیدحمید پورمحمدی (معاون رئیس‌جمهور و رئیس سازمان برنامه و بودجه) برای اجرا ابلاغ شده است.